Let op, in de mobiele weergave zijn de tabellen niet zichtbaar. Gebruik een desktop voor de volledige weergave.
navigation icon Terug naar overzicht

Het auditcomité van de lokale besturen

6.1 Samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen

De samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen onderging in de loop van 2015 een wijziging door het aantreden van een nieuwe onafhankelijk deskundige.

Op 14 januari 2015 verstreek  de eerste vijfjarige periode van het mandaat als onafhankelijk deskundige van Martine Verluyten, rekening houdend met de duur van de periode waarin zij ook reeds lid was van het auditcomité van de Vlaamse administratie.

Martine Verluyten deelde mee dat zij, ingevolge problemen inzake haar tijdsbesteding, genoodzaakt was af te zien van een hernieuwing van haar mandaat als onafhankelijk deskundige.

Bij beslissing van de Vlaamse Regering van 6 maart 2015 werd, na voordracht door het auditcomité, Pierre Berger aangeduid als nieuwe onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de lokale besturen, ter vervanging van Martine Verluyten, voor een periode van vijf jaar ingaand op 6 maart 2015.

Op 14 januari 2015 verstreek ook de eerste vijfjarige periode van het mandaat als onafhankelijk deskundige van Jean-Pierre Bostoen, tevens voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen, rekening houdend met de duur van de periode waarin hij ook reeds lid was van het auditcomité van de Vlaamse administratie.

Bij beslissing van de Vlaamse Regering van 30 januari 2015 werd het mandaat van Jean-Pierre Bostoen als onafhankelijk deskundige en voorzitter hernieuwd voor een tweede periode van vijf jaar, ingaand op 15 januari 2015; ook zijn mandaat als onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de Vlaamse administratie werd voor dezelfde termijn hernieuwd.

Bij beslissing van de Vlaamse Regering van 30 januari 2015 werd Diane Breesch, onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de lokale besturen, met ingang van 15 januari 2015 ook aangeduid als onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de Vlaamse administratie, ter vervanging van Martine Verluyten in dat auditcomité.

Een belangrijke doelstelling, wat betreft de aanduiding van de onafhankelijke deskundigen, bestaat erin om steeds twee onafhankelijke deskundigen deel te laten uitmaken van beide auditcomités.  Hiermee wordt het ondervangen van de potentiële nadelen van de aansturing van en het toezicht op het agentschap Audit Vlaanderen door twee verschillende auditcomités beoogd, en de bevordering van de consistente en coherente uitoefening van de aansturing en het toezicht. 

Met de aanwezigheid van Jean-Pierre Bostoen en Diane Breesch in elk van beide auditcomités blijft deze doelstelling gerealiseerd om twee onafhankelijke deskundigen deel te laten uitmaken van beide auditcomités.

Naast de leden van het auditcomité en de vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur die als waarnemer deel uitmaakt van het auditcomité van de lokale besturen, nemen ook de secretaris en de personen die het management van het agentschap Audit Vlaanderen vormen deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten die het auditcomité wenst te behandelen zonder de aanwezigheid van de leden van het management). 

Overzicht van de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen in 2015

Leden van het auditcomité
Voorzitter Jean-Pierre Bostoen, onafhankelijk deskundige
Onafhankelijke leden-deskundigen Ingrid Loos, onafhankelijk deskundige
Diane Breesch, onafhankelijk deskundige
Pierre Berger, onafhankelijk deskundige (vanaf 6 maart 2015)
Martine Verluyten, onafhankelijk deskundige (tot 14 januari 2015)
Leden aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) Jan Leroy, directeur bestuur VVSG
Linda Vandekerkhove, stadssecretaris Ronse
Lid aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Provincies (VVP) Frank Smeets, gedeputeerde provincie Limburg
Waarnemer van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur
Vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur Filip Delos
Nemen eveneens deel aan de vergaderingen
Management van het agentschap Audit Vlaanderen Eddy Guilliams, administrateur-generaal
Wim De Naeyer, manager-auditor
Jo Fransen, manager-auditor
Steven Van Roosbroek, manager-auditor
Gunter Schryvers, manager-auditor
Secretaris van het auditcomité Guido Collin, adviseur, departement Kanselarij en Bestuur
kompas arrow up

6.2 Vergoedingen van de leden van het auditcomité van de lokale besturen

Artikel 12, derde lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten, bepaalt dat het jaarverslag de vergoedingen vermeldt die per lid van het auditcomité uitbetaald zijn.

In de onderstaande tabel zijn de vergoedingen weergegeven die aan de leden van het auditcomité van de lokale besturen en de waarnemer van de minister bevoegd voor binnenlands bestuur werden betaald, ingevolge hun deelname aan de vergaderingen in 2015.

Naam Vergoeding[1] (in euro)
Jean-Pierre Bostoen (voorzitter) 7.823,85
Ingrid Loos 5.312,70
Diane Breesch 5.312,70
Pierre Berger 4.250,16
Jan Leroy / (*)
Linda Vandekerkhove 5.312,70
Frank Smeets 5.312,70
Filip Delos 2.801,55

(*) Jan Leroy heeft meegedeeld dat hij geen vergoeding wenst te ontvangen.


[1] Bedrag van de uitbetaalde vergoeding, na afhouding van de bedrijfsvoorheffing.

kompas arrow up

6.3 De vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen

Vergaderdata

Het auditcomité van de lokale besturen vergaderde 5 maal in 2015, op de hierna vermelde data:

  • 15 januari 2015;
  • 12 maart 2015;
  • 21 mei 2015;
  • 3 september 2015;
  • 19 november 2015.

Op 11 februari 2015 vond, voor de vierde maal, de (jaarlijkse) overlegvergadering met de kernministers van de Vlaamse Regering plaats.  Op deze overlegvergadering was voor het eerst, naast het auditcomité van de Vlaamse administratie, ook het auditcomité van de lokale besturen vertegenwoordigd.

Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering

Artikel 20, tweede lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten, bepaalt dat de notulen van de vergaderingen van de auditcomités worden toegezonden aan de Vlaamse Regering.

Om uitvoering te geven aan deze bepaling bezorgt de voorzitter van het auditcomité de goedgekeurde notulen van iedere vergadering aan de minister-president van de Vlaamse Regering, die deze vervolgens als mededeling aan de Vlaamse Regering voorlegt.

De notulen van de vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen in 2015 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd als volgt:

  • notulen van het auditcomité van 15 januari 2015: vergadering van de Vlaamse Regering van 6 maart 2015 (mededeling 4);
  • notulen van het auditcomité van 12 maart 2015: vergadering van de Vlaamse Regering van 8 mei 2015 (mededeling 4);
  • notulen van het auditcomité van 21 mei 2015: vergadering van de Vlaamse Regering van 3 juli 2015 (mededeling 5);
  • notulen van het auditcomité van 3 september 2015: vergadering van de Vlaamse Regering van 16 oktober 2015 (mededeling 5);
  • notulen van het auditcomité van 19 november 2015: vergadering van de Vlaamse Regering van 29 januari 2016 (mededeling 4).

Overzicht van de behandelde aangelegenheden door het auditcomité van de lokale besturen

Gemiddeld werden per vergadering een 28-tal agendapunten behandeld.

De behandelde aangelegenheden kunnen gegroepeerd worden in een aantal rubrieken, volgens onderstaande indeling:

  • interne en externe werking van het auditcomité;
  • uitbouw en interne organisatie/werking van het agentschap Audit Vlaanderen;
  • aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van het agentschap Audit Vlaanderen, met inbegrip van auditaanpak en -rapporten;
  • audituniversum, controleomgeving, beleidsaangelegenheden, -adviezen en reflecties.

Hierna volgt een (niet-exhaustief) overzicht van de behandelde agendapunten/aangelegenheden, ingedeeld volgens de voormelde rubrieken.

Interne en externe werking van het auditcomité van de lokale besturen

- Een belangrijke aangelegenheid onder deze rubriek betreft de voorbereiding en de goedkeuring van het gezamenlijk jaarverslag van het agentschap Audit Vlaanderen en de beide auditcomités. 

Door de uitbreiding van het werkterrein met de lokale besturen, de daarmee samengaande omvorming van het (voormalige) agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) tot het agentschap Audit Vlaanderen en het operationeel worden van het auditcomité van de lokale besturen, handelde het jaarverslag over 2014 voor de eerste maal over het agentschap Audit Vlaanderen en de beide auditcomités, en had dit jaarverslag voor de eerste maal ook de audit van de lokale besturen als voorwerp, naast de audit van de Vlaamse administratie.

De voorbereiding van het gezamenlijke jaarverslag over 2014 van het agentschap Audit Vlaanderen en de beide auditcomités (structuur, principes, inhoudstafel) kwam aan bod op de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen van 15 januari 2015.
Op de vergadering van 12 maart 2015 werd aan het auditcomité gerapporteerd over de stand van zaken.

De ontwerptekst van het jaarverslag over 2014 werd behandeld en goedgekeurd, mits een aantal aanpassingen werden doorgevoerd, op de vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie van 22 april 2015, en vervolgens via een schriftelijke procedure die werd afgesloten op 7 mei 2015 ook goedgekeurd, mits doorvoering van een aantal aanpassingen, door het auditcomité van de lokale besturen.

In de loop van mei 2015 werd het jaarverslag over 2014 ook inzake vormgeving en lay-out gefinaliseerd.
Op de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen van 21 mei 2015 werd een exemplaar van het jaarverslag 2014 van Audit Vlaanderen en de beide auditcomités ter zitting rondgedeeld.

Het jaarverslag over 2014 is, zoals ook alle vorige jaarverslagen, terug te vinden op de website van het auditagentschap (www.auditvlaanderen.be).

De nieuwsbrief van Audit Vlaanderen voor de lokale besturen van juni 2015 bevatte een communicatie over het jaarverslag, met verwijzing en link naar het jaarverslag op de website.

Het jaarverslag over 2014 werd formeel als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd op de vergadering van 3 juli 2015 (mededeling 1).

- De Vlaamse Regering besliste op 30 januari 2015 om het mandaat van Jean-Pierre Bostoen als onafhankelijk deskundige en voorzitter van het auditcomité voor een periode van vijf jaar te hernieuwen, met ingang van 15 januari 2015.

- Gelet op het verstrijken van de eerste vijfjarige periode van het mandaat van Martine Verluyten als onafhankelijk deskundige op 14 januari 2015, en haar beslissing om af te zien van een hernieuwing van dit mandaat, diende een nieuwe onafhankelijk deskundige in het auditcomité te worden aangeduid.
De aanduiding gebeurt door de Vlaamse Regering, op voordracht van het auditcomité. Op de vergadering van 15 januari 2015 besliste het auditcomité tot voordracht van een mannelijke en een vrouwelijke kandidaat, met opgave van de motieven en overwegingen waarop de voordracht was gebaseerd.

De Vlaamse Regering besliste op 6 maart 2015, op voordracht van het auditcomité, om Pierre Berger aan te duiden als nieuwe onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de lokale besturen, voor een periode van vijf jaar met ingang van 6 maart 2015.

- Op 11 februari 2015 vond, voor de vierde maal, de (jaarlijkse) overlegvergadering met de kernministers van de Vlaamse Regering plaats.
Op deze overlegvergadering was voor het eerst, naast het auditcomité van de Vlaamse administratie, ook het auditcomité van de lokale besturen vertegenwoordigd. 

Op de vergadering van het auditcomité van 15 januari 2015 werd een ontwerp behandeld voor de presentatie, wat betreft de audit van de lokale besturen, in het vooruitzicht van de overlegvergadering van 11 februari 2015.
Het geheel van de presentatie, zowel wat betreft de audit van de lokale besturen als wat betreft de audit van de Vlaamse administratie, werd gefinaliseerd tijdens een daartoe specifiek georganiseerde bijeenkomst van de aangeduide vertegenwoordigers van de beide auditcomités en het management van Audit Vlaanderen op 21 januari 2015. 

Op de overlegvergadering van 11 februari 2015 waren van regeringszijde minister-president Geert Bourgeois en de viceministers-presidenten Hilde Crevits, Annemie Turtelboom en Liesbeth Homans aanwezig. Kabinetschef Mark Andries van de minister-president, tevens secretaris van de Vlaamse Regering, was eveneens aanwezig.
De delegatie van de beide auditcomités was samengesteld uit Jean-Pierre Bostoen, Luc Discry en Ingrid Loos. Ook Eddy Guilliams, administrateur-generaal van Audit Vlaanderen, nam deel aan de vergadering.

Op de vergadering van het auditcomité van 12 maart 2015 werd door Jean-Pierre Bostoen toelichting verstrekt over de overlegvergadering, met verwijzing naar het ter beschikking gesteld verslag van de vergadering.

- Gelet op de vele raakvlakken van de audit van de lokale besturen met de opdrachten van het Agentschap Binnenlands Bestuur, vond het auditcomité het wenselijk om een overlegmoment te organiseren waarin nadere toelichting wordt verstrekt over de opdrachten en werking van het voormelde agentschap, inzonderheid in relatie met de opdrachten en werkzaamheden van Audit Vlaanderen inzake de audit van de lokale besturen.

Op de vergadering van het auditcomité van 21 mei 2015 gaf Guido Decoster, administrateur-generaal van het Agentschap Binnenlands Bestuur, een presentatie over de opdrachten en werking van zijn agentschap.

Hij ging ook in op het bestuurlijk toezicht op de lokale besturen, met een toelichting over het begrip bestuurlijk toezicht, de vormen van bestuurlijk toezicht (bijzonder toezicht, algemeen toezicht en dwangtoezicht), en de (verwachte) evolutie inzake het bestuurlijk toezicht, mede op basis van het regeerakkoord.

Het algemeen toezicht zou evolueren in beperkende zin, waarbij het vooral zou toegespitst worden op de behandeling van klachten.
Een belangrijke uitzondering hierop vormt het financieel toezicht: wat de jaarrekeningen betreft blijft de goedkeuring ex post gehandhaafd; inzake de meerjarenplannen/budgetten kan in bepaalde gevallen tot schorsing/vernietiging worden overgegaan.

De formele beslissingen inzake het toezicht (uitvoerbaarheid, schorsen, vernietigen, goedkeuren) worden genomen door de gouverneur/de minister.
De rol van het Agentschap Binnenlands Bestuur bestaat erin om het dossier te onderzoeken, informatie op te vragen en een voorstel van beslissing te formuleren ten behoeve van de gouverneur/de minister.

Inzake de relatie tussen Audit Vlaanderen en het Agentschap Binnenlands Bestuur haalde Guido Decoster vooreerst enkele belangrijke verschilpunten aan inzake de taakstelling en de benadering ten aanzien van de lokale besturen.

Vervolgens ging hij nader in op de samenwerking tussen Audit Vlaanderen en het Agentschap Binnenlands Bestuur, onder meer met verwijzing naar de onderscheiden informatiestromen en de activiteiten van opvolging en samenwerking, zoals concreet omschreven in de samenwerkingsovereenkomst van 12 augustus 2014.

Concrete acties die vanuit het Agentschap Binnenlands Bestuur opgezet worden naar aanleiding van informatie die wordt verkregen vanwege Audit Vlaanderen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de uitoefening van het bestuurlijk toezicht, het nemen van een regelgevend initiatief of het uitvaardigen van richtlijnen met betrekking tot de interpretatie van de regelgeving, het aanbieden van een ondersteuningsaanbod, e.a.

- Ook de jaarlijkse zelfevaluatie van het auditcomité vormt een belangrijke aangelegenheid onder deze rubriek. 

De zelfevaluatie van het auditcomité van de lokale besturen over het jaar 2015 werd behandeld op de vergadering van 19 november 2015. 

In het kader van deze zelfevaluatie werden, op basis van een bevraging aan de hand van een gestructureerde vragenlijst, scores toegekend voor volgende topics:

  • kennis en begrip van de taken en verantwoordelijkheden van het auditcomité;
  • aanwezige competenties binnen het auditcomité;
  • middelen die aan het auditcomité ter beschikking worden gesteld;
  • overzicht en monitoring door het auditcomité;
  • interactie met Audit Vlaanderen;
  • interactie met andere belanghebbenden (politieke niveau, lokale besturen);
  • administratieve ondersteuning van het auditcomité;
  • globale evaluatie van het functioneren van het auditcomité.

Actie- en verbeterpunten werden voorgesteld inzake de hiernavermelde aangelegenheden:

  • kennisverdieping inzake bepaalde onderwerpen;
  • risicoanalyse van de lokale besturen;
  • rapporteringsformats en nota’s van Audit Vlaanderen;
  • vergaderdocumenten;
  • notulen van de vergaderingen;
  • vergadering (of gedeelte van een vergadering) van het auditcomité zonder de aanwezigheid van het management van Audit Vlaanderen.
    - Op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015 werden voorstellen van agendapunten en aandachtspunten besproken, in het vooruitzicht van de (jaarlijkse) overlegvergadering op 3 februari 2016 van de kernministers van de Vlaamse Regering met een delegatie van de beide auditcomités.

Op de vergadering van 21 januari 2016 behandelde het auditcomité het ontwerp van de presentatie ten behoeve van de toelichting door de vertegenwoordigers van de auditcomités aan de kernministers van de Vlaamse Regering, in het vooruitzicht van de voormelde overlegvergadering.

- Op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015 werd een voorstel van agenda behandeld voor de eerste gemeenschappelijke vergadering van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie, gepland op 25 februari 2016.      

- De medewerking van het auditcomité werd gevraagd voor deelname aan de jury in het kader van de selectieprocedure voor een nieuwe wervingsronde van auditoren voor de audit van de lokale besturen. Jean-Pierre Bostoen fungeerde als vertegenwoordiger van het auditcomité voor deze aangelegenheid.

- In het kader van een goede samenwerking tussen de beide auditcomités en de onderlinge uitwisseling van informatie over de beslissingen en de werkzaamheden, worden de notulen van het auditcomité van de lokale besturen systematisch meegedeeld aan het auditcomité van de Vlaamse administratie en vice versa.

- Onder deze rubriek vallen ook jaarlijks recurrente en/of relatief punctuele aangelegenheden, zoals bijvoorbeeld de vergaderplanning en de praktische afspraken binnen het auditcomité in het kader van de evaluatieprocedure van de administrateur-generaal van het agentschap.

Uitbouw en interne organisatie/werking van het agentschap Audit Vlaanderen

- Onder deze rubriek vallen recurrente aangelegenheden die bijna op iedere vergadering aan bod komen, zoals de budgetrapportering (beschikbare kredieten en actuele stand inzake de besteding daarvan) van het agentschap Audit Vlaanderen.

Daarbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de verdeling van de financiële middelen van het agentschap ten behoeve van enerzijds de audit van de lokale besturen en anderzijds de audit van de Vlaamse administratie.

- Op de vergadering van 12 maart 2015 nam het auditcomité kennis van de finale bedragen van de vastleggingen in 2014, waarbij ook de niet direct aan de audit van de lokale besturen of aan de audit van de Vlaamse administratie toewijsbare loonkosten en werkingskosten (exclusief uitbestedingen) op basis van een berekende verdeelsleutel werden toegewezen aan de audit van de lokale besturen en aan de audit van de Vlaamse administratie.

Met de toevoeging en de verdeling van de vastleggingen voor uitbestedingen, resulteerde dit in een finale tabel voor Audit Vlaanderen als geheel, in een finale tabel voor de audit van de lokale besturen en in een finale tabel voor de audit van de Vlaamse administratie.

Het desbetreffende document bevatte ook overzichten betreffende de inzet (in dagen) van de auditoren en de managers-auditoren, en de verdeling daarvan over de audit van de lokale besturen en de audit van de Vlaamse administratie, alsook de inzet (in dagen) van externe auditcapaciteit en de verdeling daarvan over de audit van de lokale besturen en de audit van de Vlaamse administratie.

- Op de vergaderingen van het auditcomité wordt ook regelmatig gerapporteerd over de financiële situatie van de Dienst met Afzonderlijk Beheer (DAB) Audit Vlaanderen.

Deze DAB werd opgericht in het jaar 2012 voor de ontvangst van de vergoedingen die het auditagentschap kan aanrekenen voor de uitvoering van forensische audits en audits op aanvraag, wat betreft het werkterrein van de Vlaamse administratie. De uitgaven die op de DAB mogen worden aangerekend dienen aangewend te worden voor de uitbreiding van de auditcapaciteit ten behoeve van de audit van de Vlaamse administratie.

Op deze DAB kunnen dus geen uitgaven worden verricht voor de audit van de lokale besturen.

- Op de vergadering van 21 mei 2015 hechtte het auditcomité zijn goedkeuring aan het aangepaste personeelsplan van Audit Vlaanderen.

- Op de vergadering van 3 september 2015 werd het auditcomité in kennis gesteld van de stand van zaken betreffende de lopende procedure voor de werving van 10 bijkomende auditoren, in het kader van het door de Vlaamse Regering goedgekeurde groeipad van de middelen voor de audit van de lokale besturen.

Op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015 werd door Audit Vlaanderen meegedeeld dat de selectieprocedure afgelopen was.

In het begin van 2016 zijn als resultaat van deze wervingsprocedure 8 nieuwe auditoren in dienst getreden bij Audit Vlaanderen.

- Ook de rapportering over sommige individuele personeelsbewegingen komt aan bod op de vergaderingen.

Op de vergadering van 3 september 2015 nam het auditcomité kennis  van de aanstelling met ingang van 1 juli 2015 van Gunter Schryvers, senior auditor, als manager-auditor op contractuele basis, ter vervanging van Mark Vandersmissen, die met ingang van 1 januari 2015 een functie als projectleider organisatiebeheersing had opgenomen bij het agentschap De Scheepvaart.

Op dezelfde vergadering nam het auditcomité ook kennis van het vertrek van een senior auditor vanaf medio juli 2015 bij Audit Vlaanderen; deze persoon verliet Audit Vlaanderen om een functie op te nemen als directeur van de Interne Audit van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding.

- Op de vergadering van 3 september 2015 nam het auditcomité kennis van een voorstel van Audit Vlaanderen om een kredietherschikking door te voeren op het budget 2015 van personeelskredieten naar werkingskredieten (uitbesteding).

Op de vergadering van 19 november 2015 rapporteerde Audit Vlaanderen aan het auditcomité over de stand van zaken betreffende de behandeling van het voorstel.

Bij ministerieel besluit van 2 december 2015 hechtte minister-president Geert Bourgeois zijn goedkeuring aan een kredietherschikking houdende een herverdeling van 1.060.000 euro van de personeelskredieten naar de werkingskredieten.

Hierdoor kan een deel van de vooropgestelde auditplanning worden uitgevoerd met inzet van externe auditcapaciteit.

- In de loop van de tweede helft van 2015 stapte Audit Vlaanderen over van de manuele ondertekening van de auditrapporten naar een digitale ondertekeningswijze van de auditrapporten.

- In het najaar van 2015 bood Audit Vlaanderen aan de leden van het auditcomité de mogelijkheid aan om de auditrapporten voortaan in digitale vorm te ontvangen.

Op de vergadering van 19 november 2015 deelden vier leden van het auditcomité aan Audit Vlaanderen mee dat zij er de voorkeur aan gaven om de auditrapporten voortaan in digitale vorm te ontvangen via e-mail.
Eén lid van het auditcomité wenst de auditrapporten zowel in digitale vorm als in de papieren versie te ontvangen.
Twee leden van het auditcomité en de waarnemer van de minister bevoegd voor binnenlands bestuur gaven er de voorkeur aan om de auditrapporten zoals voorheen in de papieren versie te ontvangen.
De forensische auditrapporten worden niet in digitale vorm bezorgd.

Aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van het agentschap Audit Vlaanderen, met inbegrip van auditaanpak en auditrapporten

- In de vorige legislaturen was de beheersovereenkomst een belangrijke formeel instrument voor de aansturing en opvolging van het auditagentschap, naast het jaarlijks ondernemingsplan.

Zoals vermeld in het regeerakkoord 2014-2019 wordt thans niet meer gewerkt met beheersovereenkomsten, en wordt het (jaarlijkse) ondernemingsplan met een meerjarige component opgewaardeerd als aansturingsinstrument voor de entiteiten van de Vlaamse administratie.

Er werd in een nieuw model voorzien voor het ondernemingsplan, maar het uitgangspunt blijft nog steeds dat het ondernemingsplan de doelstellingen beschrijft die de entiteit in het desbetreffende jaar wil realiseren, samen met de acties die daartoe opgezet worden.

Het ondernemingsplan moet opgemaakt worden volgens de nieuwe inhoudelijke vereisten, met aandacht voor de strategische meerjarencomponent.

Op de vergadering van 15 januari 2015 formuleerde het auditcomité, met het oog op de voorbereiding door Audit Vlaanderen van het ondernemingsplan volgens het nieuwe model en met een strategische meerjarencomponent, een aantal krachtlijnen inzake de strategische prioriteiten voor de audit van de lokale besturen.

Op de vergadering van 12 maart 2015 hechtte het auditcomité zijn goedkeuring aan een document bevattende de voorgestelde krachtlijnen van de auditstrategie voor de lokale besturen, met de strategische en operationele doelstellingen en acties, alsook contextinformatie en capaciteitsberekeningen, die de basis vormen voor de verdere uitwerking van het (meerjaren)ondernemingsplan 2015-2019 van Audit Vlaanderen.

Het auditcomité stemde ook in met het voorstel dat de verdere uitwerking van het ondernemingsplan bilateraal zou worden afgestemd met en goedgekeurd door de voorzitters van de beide auditcomités, met het oog op een finalisering van het ondernemingsplan tegen einde maart 2015.

- Op de vergadering van 22 april 2015 hechtte het auditcomité zijn goedkeuring aan het ontwerp van ondernemingsplan van Audit Vlaanderen dat werd opgemaakt volgens de nieuwe inhoudelijke vereisten, met aandacht voor de strategische meerjarencomponent, en in het hiertoe ter beschikking gestelde sjabloon.

Het ontwerp was uitgewerkt door Audit Vlaanderen, in overleg met de voorzitters van de beide auditcomités en op basis van de krachtlijnen met de strategische en operationele doelstellingen, zoals eerder goedgekeurd door de beide auditcomités. Ook de concrete auditplanning 2015 (voor het eerste semester), zowel wat de Vlaamse administratie als wat de lokale besturen betreft, werd in het ontwerp opgenomen.

- De aansturing en opvolging van Audit Vlaanderen krijgen verder ook in belangrijke mate concreet gestalte door de goedkeuring en opvolging van de auditplanning.

Op de vergadering van 12 maart 2015 nam het auditcomité kennis van de rapportering over de uitvoering van de auditplanning 2014, wat betreft de audit van de lokale besturen.

Op de vergadering van 21 mei 2015 werd aan het auditcomité een stand van zaken voorgelegd betreffende de uitvoering van de auditplanning voor het eerste semester van 2015. In het overzicht werd voor iedere audit ook de geplande en de effectieve inzet van interne auditcapaciteit aangegeven, en de effectieve inzet van externe auditcapaciteit.

Op de vergadering van 21 mei 2015 behandelde het auditcomité ook de krachtlijnen van de auditplanning voor het tweede semester van 2015, met een inschatting van de beschikbare capaciteit voor de verschillende categorieën van auditactiviteiten en een aanduiding van hoe de te auditeren lokale besturen geselecteerd zullen worden.

Op de vergadering van het auditcomité van 3 september 2015 werd gerapporteerd over de uitvoering van de auditplanning voor het eerste semester van 2015, en de opvolging van de tijdsbesteding dienaangaande. In de rapportering was voor iedere audit de stand van zaken en de geplande en effectieve inzet, zowel van interne auditcapaciteit als van externe auditcapaciteit, aangegeven.

Het auditcomité hechtte op de vergadering van 3 september 2015 zijn goedkeuring aan een voorstel van auditplanning voor de lokale besturen voor het tweede semester van 2015.

Het voorstel bevatte een verdeling van de beschikbare auditcapaciteit in het tweede semester van 2015 over de verschillende soorten van audits en aanverwante auditwerkzaamheden, en vervolgens een toelichting over de reeds uitgevoerde en nog geplande auditactiviteiten per soort audit (thema-audits, organisatie-audits, detectie-audits) met, voor zover als mogelijk, nominatim vermelding van de lokale besturen waar deze audits (zullen) worden uitgevoerd.

Op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015 nam het auditcomité kennis van de stand van zaken betreffende de uitvoering van de auditplanning 2015. In het overzicht was ook voor iedere auditopdracht de geplande tijdsbesteding en de werkelijke tijdsbesteding, zowel van interne auditcapaciteit als van externe auditcapaciteit aangegeven.

Op de vergadering van 19 november 2015 nam het auditcomité ook kennis van een document betreffende de auditplanning voor het tweede semester van 2015, zowel wat de stand van zaken op hoofdlijnen inzake de verschillende soorten van audits betreft, als over een aantal doorgevoerde wijzigingen aan de vroeger goedgekeurde auditplanning voor het tweede semester van 2015.

Eveneens op de vergadering van 19 november 2015 werden door Audit Vlaanderen twee documenten voorgelegd betreffende de vooruitzichten voor de auditplanning 2016.

Daarin was een capaciteitsberekening voor de audit van de lokale besturen opgenomen, en een voorstel van verdeling van de geraamde interne en externe auditcapaciteit over de verschillende soorten audits (thema-audits, organisatie-audits, audit-op-audit, forensische audits) en aanverwante auditwerkzaamheden.

Ze bevatten ook vooruitzichten inzake het aantal organisaties dat zal worden geauditeerd voor de thema-audits “aankoop- en contractbeheer/leveringen en diensten” en “aankoop- en contractbeheer/werken”, en de geplande tijdsbesteding, met inbegrip van de geplande tijdsbesteding in verband met de voorbereiding van een nieuwe thema-audit.

Voor de thema-audit “aankoop- en contractbeheer/leveringen en diensten” hielden ze ook een concreet voorstel in betreffende de te auditeren organisaties.

Het auditcomité vroeg dat op de eerste vergadering van 2016 een volledig uitgewerkt en overzichtelijk voorstel betreffende het geheel van de auditplanning 2016 voor de audit van de lokale besturen zou worden voorgelegd.

Op de vergadering van het auditcomité van 21 januari 2016 werd door Audit Vlaanderen een uitgewerkt voorstel voor het geheel van de auditplanning 2016 voor de audit van de lokale besturen voorgelegd en door het auditcomité goedgekeurd.

- Op de vergadering van 3 september 2015 werd door Audit Vlaanderen een korte voorstelling gegeven van het Quality Assurance and Improvement Program (QAIP)-raamwerk van het Institute of Internal Auditors (IIA), en van het overzicht van aanwezige beheersmaatregelen binnen Audit Vlaanderen wat betreft de verschillende onderdelen van het QAIP-raamwerk.

- In 2015 werd, voor de derde maal, een vijfjaarlijkse externe evaluatie van het auditagentschap uitgevoerd, onder de vorm van een “Quality Assurance Review”.

De voorbereiding van deze externe evaluatie werd behandeld op de vergadering van het auditcomité van  15 januari 2015.

Op de vergaderingen van het auditcomité van 12 maart 2015 en 21 mei 2015 werd door Audit Vlaanderen een stand van zaken gegeven betreffende de voorbereiding van de externe evaluatie.

Inzake de gunningswijze van de opdracht werd geopteerd voor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Het werd aangewezen geacht dat beide auditcomités zouden vertegenwoordigd zijn in de jury voor de evaluatie van de offertes.

Voor het auditcomité van de lokale besturen werd voorzitter Jean-Pierre Bostoen aangeduid om deel uit te maken van de jury.

Nadat het auditcomité van de Vlaamse administratie op zijn vergadering van 16 juni 2015 zijn goedkeuring had gehecht aan een ontwerp van bestek voor de externe evaluatie en aan een lijst van aan te schrijven firma’s voor de indiening van een offerte, werden beide voorstellen ook ter goedkeuring voorgelegd aan het auditcomité van de lokale besturen.

Dit gebeurde via een schriftelijke procedure die werd afgesloten op 7 juli 2015.  Het auditcomité van de lokale besturen hechtte, mits doorvoering van enkele aanpassingen, zijn goedkeuring aan het ontwerp van bestek voor de externe evaluatie en de voorgestelde lijst van aan te schrijven firma’s.

Op de vergadering van 3 september 2015 werd het auditcomité in kennis gesteld van de stand van zaken betreffende de gunning van de opdracht.

De opdracht voor de uitvoering van de externe evaluatie van Audit Vlaanderen werd, zoals meegedeeld op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015, toegewezen aan KPMG.

De evaluatie werd uitgevoerd in de periode van 28 september 2015 tot 20 december 2015.

Het eindrapport van 11 februari 2016 betreffende deze externe evaluatie (Quality Assurance Review) werd door vertegenwoordigers van KPMG Advisory toegelicht op de gemeenschappelijke vergadering van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie van 25 februari 2016.

De resultaten van de externe evaluatie zijn positief voor Audit Vlaanderen.

- Op de vergadering van 3 september 2015 nam het auditcomité kennis van de resultaten van de klantenbevragingen inzake de uitgevoerde audits bij de lokale besturen voor het eerste semester van 2015.  

- Op de vergadering van 3 september 2015 stemde het auditcomité in met een voorstel van Audit Vlaanderen inzake aanpak en bijsturing voor de uitvoering van een nieuwe reeks organisatie-audits.

Onder meer de wijze van rapportering zal worden bijgestuurd, wat zal leiden tot een aanpassing van de structuur van de auditrapporten.

De audit van de thema’s “financieel management” en “ICT” zal worden geoptimaliseerd en gestroomlijnd, mede ten einde over deze thema’s een duidelijke uitspraak te kunnen doen in een volgend globaal rapport over de organisatie-audits.

- Op de vergadering van 19 november 2015 hechtte het auditcomité zijn goedkeuring aan een door Audit Vlaanderen voorgestelde aanpak voor de opvolging van de realisatie van de auditaanbevelingen bij de lokale besturen.

Deze opvolging blijft in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur zelf.

Audit Vlaanderen zal vanaf 2016 zelf ook een opvolging starten. De opvolging zal eenmaal per jaar gebeuren, in de periode van de zomermaanden.

In de eerste opvolgronde, rond medio 2016, zullen een 50-tal lokale besturen betrokken worden.

De opvolging spitst zich in principe toe op de systematiek van de organisatie inzake het opvolgen van de auditaanbevelingen en de rapportering inzake interne controle. In beginsel wordt per lokaal bestuur ook één auditaanbeveling opgevolgd waarvan de termijn voor realisatie verstreken is; indien de afloopdatum van meerdere auditaanbevelingen verstreken is zal een inschatting worden gemaakt welke aanbeveling het grootste risico moet afdekken.

De rapportering over de opvolging van de auditaanbevelingen zal het voorwerp uitmaken van een korte nota aan het desbetreffende lokaal bestuur, met de vraag om de raad daarvan in kennis te stellen.

Aan het auditcomité zal een synthetisch overzichtsrapport inzake de opvolging van de aanbevelingen worden voorgelegd in het tweede semester van 2016.

- Onder deze rubriek hoort ook de toelichting over en de bespreking van de individuele auditrapporten, op iedere vergadering van het auditcomité.

- Het auditcomité wordt ook - via beknopte (status)overzichten op de vergaderingen - op de hoogte gehouden van klachten en (mogelijke) onregelmatigheden die aan Audit Vlaanderen worden gemeld, en de wijze waarop Audit Vlaanderen hieraan gevolg geeft; in sommige gevallen kan dit gebeuren door de uitvoering van forensische audits.

Audituniversum, controleomgeving, beleidsaangelegenheden, beleidsadviezen en reflecties

- Op de vergadering van 15 januari 2015 besprak het auditcomité een voorstel van aanpak inzake het geplande globaal (synthese)rapport betreffende de uitvoering van de eerste organisatie-audits.

De opmaak van dit globale rapport zou medio 2015 gebeuren, nadat organisatie-audits zijn afgerond in een 50-tal organisaties.

De publicatie van het rapport werd gepland voor het najaar van 2015; de publicatie zal gebeuren in samenhang met de uitvoering van een communicatie-actieplan.

Het auditcomité vroeg dat het globale rapport en de bijhorende communicatie- en sensibiliseringsinitiatieven gericht zouden zijn op een ruime verspreiding van de meest relevante bevindingen, aanbevelingen en leerpunten, teneinde de impact en effectiviteit ervan ten aanzien van de (nog niet geauditeerde) lokale besturen te maximaliseren.

Op de vergadering van het auditcomité van 3 september 2015 werd door Audit Vlaanderen een ontwerp van globaal rapport over de organisatie-audits voorgelegd, dat betrekking had op de eerste 54 organisatie-audits die bij de lokale besturen werden uitgevoerd.

Het auditcomité formuleerde een aantal bemerkingen en voorstellen van amendementen op het ontwerp.

Een aangepaste versie van het ontwerp van globaal rapport werd via e-mail van 30 oktober 2015 door Audit Vlaanderen aan het auditcomité bezorgd, vergezeld van een nota met toelichting over de doorgevoerde aanpassingen.

Op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015 gaf Audit Vlaanderen toelichting over de reacties op de aangepaste versie van het ontwerp die vanwege de leden van het auditcomité en de waarnemer van de minister bevoegd voor binnenlands bestuur werden ontvangen, en het gevolg dat daaraan zou worden gegeven.

Het document werd vervolgens gefinaliseerd en kreeg als definitieve titel: “Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen. Globaal rapport.”

Het globale rapport draagt 15 december 2015 als datum en is gepubliceerd op de website van Audit Vlaanderen.

In de loop van de maanden maart en april 2016 wordt door Audit Vlaanderen, in samenwerking met de gouverneurs en het Agentschap Binnenlands Bestuur, in iedere provincie een studienamiddag georganiseerd over het voormelde globale rapport, het globale rapport over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies, en het globale rapport met structurele bevindingen uit de eerste detectie-audits bij OCMW-besturen.

- Op de vergadering van 15 januari 2015 nam het auditcomité kennis van de afspraken in verband met de opvolging van bepaalde auditaanbevelingen en verscherpt toezicht door de gouverneur.

Eerder werd beslist dat Audit Vlaanderen omwille van capaciteitsproblemen bij audits van de lokale besturen geen opvolging van alle aanbevelingen organiseert zoals dit wel gebeurt bij audits van de Vlaamse administratie.

Audit Vlaanderen heeft thans wel in haar procedures opgenomen dat na afloop van een auditopdracht bij een lokaal bestuur telkens de overweging wordt gemaakt of een systematische opvolging van de geformuleerde aanbevelingen noodzakelijk is.

Dit zal inzonderheid het geval zijn wanneer tijdens de uitvoering van een auditopdracht ernstige rechtsschendingen werden vastgesteld.

Audit Vlaanderen kan dan ook overgaan tot het bezorgen van een exemplaar van het auditrapport aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur, in uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst van 12 augustus 2014 tussen Audit Vlaanderen en het voormelde agentschap.

Door de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur werd bovendien, naar aanleiding van een bepaald auditrapport, een principieel standpunt ingenomen dat ertoe strekt dat de vaststelling van ernstige rechtsschendingen in een auditrapport en de overmaking door Audit Vlaanderen van het rapport aan het Agentschap Binnenlands Bestuur aanleiding zal geven tot het schrijven van een brief aan de gouverneur bevoegd voor het betrokken lokaal bestuur om in de uitvoering van zijn/haar toezichtsfunctie rekening te houden met het betrokken auditrapport en over te gaan tot een verscherpt toezicht door bijvoorbeeld periodiek beslissingen ambtshalve op te vragen en aan een onderzoek te onderwerpen.

- Het auditcomité nam op de vergadering van 15 januari 2015 kennis van een overzicht van de initiatieven die in 2014 door Audit Vlaanderen werden genomen inzake de sensibilisering rond organisatiebeheersing voor de lokale besturen en inzake de communicatie over de werking van Audit Vlaanderen en de audits voor de lokale besturen.

Op de vergadering van 12 maart 2015 nam het auditcomité kennis van een overzicht van geplande opleidingen en informatiesessies door Audit Vlaanderen ten behoeve van lokale besturen.

Op de vergadering van 21 mei 2015 nam het auditcomité kennis van een overzicht van de geplande presentaties in 2015 door Audit Vlaanderen, met telkenmale vermelding van het onderwerp, de organiserende instantie, de spreker(s), en datum, tijdstip en plaats van de presentatie.

Op de vergadering van 3 september 2015 nam het auditcomité kennis van een document betreffende de opvolging van communicatie-initiatieven over Audit Vlaanderen en van sensibiliseringsinitiatieven rond organisatiebeheersing in het eerste semester van 2015.  Het auditcomité nam eveneens kennis van de in het document opgesomde geplande initiatieven voor het tweede semester van 2015.

- Op de vergadering van 12 maart 2015 behandelde het auditcomité een voorstel inzake de voorbereiding en de aanpak van nieuwe thema-audits.

Audit Vlaanderen stelde voor om de betrokkenheid van het audituniversum bij de selectie, de voorbereiding en de uitvoering van toekomstige thema-audits te verhogen door de oprichting van een stuurgroep. Deze stuurgroep zou een relatief vaste samenstelling hebben en onder meer een inbreng hebben in de keuze van het thema van nieuwe thema-audits, de bespreking van de auditdoelstelling en -reikwijdte, e.a.

Het auditcomité stemde in met het oprichten van informele fora door Audit Vlaanderen, zoals de voorgestelde stuurgroep, in het kader van het verhogen van de betrokkenheid en de optimalisering van de voorbereiding en de uitvoering van toekomstige thema-audits, op voorwaarde dat dit niet ten koste zou gaan van de voortgang en de efficiëntie van de besluitvorming en de auditwerkzaamheden.

De beslissing over de uitvoering en het onderwerp van nieuwe thema-audits blijft tot de bevoegdheid van het auditcomité behoren, met inbegrip van de goedkeuring van de nadere omschrijving/afbakening van het onderwerp van de thema-audit.

Op de vergadering van het auditcomité van 21 mei 2015 deelde Audit Vlaanderen mee dat de voormelde stuurgroep die zal functioneren in het kader van de voorbereiding, de aanpak en de begeleiding van thema-audits een eerste maal vergaderde op 13 mei 2015.

- Op de vergadering van 12 maart 2015 hechtte het auditcomité ook zijn principiële goedkeuring aan de uitvoering van een nieuwe thema-audit betreffende “aankoop- en contractbeheer” en het door Audit Vlaanderen voorgestelde stappenplan met timing.

Onverminderd de door het auditcomité verleende principiële goedkeuring, werd daarbij gesteld dat de nadere omschrijving/afbakening van het onderwerp van de nieuwe thema-audit te gelegener tijd door Audit Vlaanderen aan het auditcomité ter goedkeuring moest worden voorgelegd.

Op de vergadering van het auditcomité van 3 september 2015 werd door Audit Vlaanderen toelichting gegeven over de stand van zaken betreffende de thema-audit “aankoop- en contractbeheer”.

Inzake de afbakening van het onderwerp, werd de focus gelegd op het aankoop- en contractbeheer bij leveringen en diensten. Het aankoop- en contractbeheer bij werken wordt voorgesteld als het onderwerp van een volgende thema-audit.

Op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015 werd door Audit Vlaanderen toelichting gegeven over de voorbereiding, het stappenplan, de afbakening van het onderwerp, het controleprogramma en de selectie van de besturen voor de thema-audit aankoop- en contractbeheer/werken.

- Op de vergadering van 12 maart 2015 nam het auditcomité kennis van de e-mail en brief van 27 februari 2015 van Audit Vlaanderen aan alle OCMW-secretarissen betreffende “functiescheiding bij het gebruik van softwarepakketten”.

De e-mail en de brief hadden tot doel de OCMW-secretarissen te wijzen op het risico van toepassing van een bepaalde fraudemethodiek ingevolge een mogelijke ontoereikende set-up van gebruikte softwarepakketten.

In de brief worden ook een aantal suggesties geformuleerd om het risico op de desbetreffende vorm van fraude af te dekken.

Het initiatief van Audit Vlaanderen ten aanzien van de OCMW-secretarissen is voortgevloeid uit het onderzoek dat in 2014 werd gevoerd naar de wijze waarop een ernstig fraudegeval zich heeft kunnen voordoen binnen een bepaald OCMW en de vaststelling dat het risico van toepassing van de gehanteerde fraudemethodiek ook inherent aanwezig is bij andere OCMW’s.

Inzake deze aangelegenheid voerde Audit Vlaanderen ook een detectie-audit uit bij een aantal OCMW’s.

Op de vergadering van het auditcomité van 3 september 2015 werd, naar aanleiding van de bespreking van een reeks auditrapporten betreffende deze detectie-audits, door Audit Vlaanderen een stand van zaken gegeven en verdere initiatieven in het vooruitzicht gesteld.

Bij elf OCMW’s werd een detectie-audit opgestart met betrekking tot uitgevoerde betalingen die werden geïnitieerd door de sociale dienst, om na te gaan of het inherent aanwezige risico zich in deze OCMW’s ook effectief heeft gemanifesteerd via onrechtmatige betalingen.

Vooreerst kon worden gesteld dat door Audit Vlaanderen bij de uitvoering van de detectie-audits geen onregelmatigheden werden vastgesteld voor de onderzochte betalingen.

Anderzijds werden wel structurele tekortkomingen in het interne controlesysteem vastgesteld, waardoor het risico op onregelmatigheden/fraude inherent aanwezig is.

De vaststellingen die naar aanleiding van de uitvoering van de detectie-audits werden gedaan en de geformuleerde auditaanbevelingen waren in grote mate gelijklopend voor alle desbetreffende auditrapporten.

De voormelde rapporten betreffen detectie-audits bij OCMW’s die een beroep doen op dezelfde softwareleverancier.

In een volgend stadium zal Audit Vlaanderen gelijkaardige detectie-audits uitvoeren bij een aantal OCMW’s die een beroep doen op de twee andere softwareleveranciers met een belangrijk marktaandeel in deze sector.

Aansluitend bij de uitvoering van die detectie-audits zal Audit Vlaanderen een  globaal rapport opstellen betreffende de bevindingen en de aanbevelingen, en een communicatie-initiatief nemen ten aanzien van de secretarissen van alle OCMW’s in Vlaanderen.

- Op de vergaderingen van het auditcomité komt regelmatig de stand van zaken betreffende de voorbereiding van de samenwerking met de interne auditdiensten van de stad Gent en van de stad Antwerpen, met Audio en met de interne auditdienst van de provincie Antwerpen aan bod.

Op de vergadering van het auditcomité van 21 mei 2015 formuleerde het auditcomité een aantal bemerkingen op een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst tussen de interne audit van de stad Gent en Audit Vlaanderen. 

Op de vergadering van 3 september 2015 behandelde het auditcomité een voorstel van Audio dat ertoe strekte dat de mogelijkheid van Audit Vlaanderen om zelf audits uit te voeren bij de bij Audio aangesloten lokale besturen sterk zou beperkt worden.

Vanuit de overweging dat Audit Vlaanderen ingevolge decretale bepalingen bevoegd is voor het uitvoeren van audits bij alle lokale besturen in Vlaanderen, en dus ook bij deze die over een eigen interne auditdienst beschikken of aangesloten zijn bij Audio, werd het voorstel van Audio door het auditcomité niet aanvaard.

Op de vergadering van 19 november 2015 hechtte het auditcomité zijn goedkeuring aan een ontwerp van intentiebrief betreffende de samenwerking tussen Audit Vlaanderen, Audio en de bij Audio aangesloten lokale besturen.

De brief, die tot stand gekomen is in nauw overleg met de vertegenwoordigers van Audio, geeft de intenties aan over de wijze van samenwerking tussen Audit Vlaanderen en Audio, met engagementen van beide organisaties.

Met deze werkwijze wordt vermeden dat een samenwerkingsovereenkomst moet worden afgesloten die door ieder lokaal bestuur dat bij Audio is aangesloten formeel moet worden goedgekeurd en ondertekend.

De intentiebrief werd inmiddels door Audit Vlaanderen aan Audio en aan de bij Audio aangesloten lokale besturen verstuurd.

Inzake de samenwerking met de interne auditdienst van de stad Gent deelde Audit Vlaanderen op de vergadering van het auditcomité van 19 november 2015 mee dat een aangepaste versie van het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst aan de interne auditdienst van de stad Gent werd bezorgd op 19 november 2015, mogelijk voor bespreking op een vergadering van 2 december 2015 van het auditcomité van de stad Gent.

Inzake de samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen deelde Audit Vlaanderen op dezelfde vergadering mee dat er geen significante ontwikkelingen te melden waren.

Tevens werd meegedeeld dat, vermits de provincie Antwerpen ook over een interne auditdienst  beschikt,  de principes en de voorstellen voor een mogelijke samenwerkingsovereenkomst aan de betrokken dienst waren bezorgd.

Op de vergadering van het auditcomité van 21 januari 2016 deelde voorzitter Jean-Pierre Bostoen mee dat hij, samen met administrateur-generaal Eddy Guilliams, op 15 februari 2016 een overleg zou hebben met de directeur van de dienst Interne Audit en de voorzitter van het auditcomité van de stad Gent over een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst.

Inzake de samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen waren geen nieuwe ontwikkelingen te melden.

Betreffende de samenwerking met de interne audit van de provincie Antwerpen deelde Audit Vlaanderen op dezelfde vergadering mee dat er inzonderheid een probleem rees inzake de samenwerking op het vlak van forensische audit.

Voorzitter Jean-Pierre Bostoen stelde voor om in casu te werken met een intentiebrief om de wijze van samenwerking en de aangegane engagementen te regelen, en niet via de afsluiting van een formele samenwerkingsovereenkomst.

- Op de vergadering van het auditcomité van 21 mei 2015 werd meegedeeld dat op de website van Audit Vlaanderen een overzicht wordt gepubliceerd van de lokale besturen waar een audit is uitgevoerd, met aanduiding van het soort audit dat werd uitgevoerd (organisatie-audit, thema-audit, detectie-audit) en de datum van oplevering van het auditrapport.  Forensische audits worden niet in het overzicht opgenomen.

- Op de vergadering van 21 mei 2015 werd het auditcomité in kennis gesteld van de definitieve versies van de antwoorden van minister Liesbeth Homans, bevoegd voor binnenlands bestuur, op twee schriftelijke parlementaire vragen in verband met de audit van de lokale besturen.  De ontwerpen van antwoorden op deze parlementaire vragen werden mede voorbereid door Audit Vlaanderen.

- Het auditcomité van de Vlaamse administratie hechtte op 16 juni 2015 zijn goedkeuring aan een (beperkte) aanpassing van het auditcharter van Audit Vlaanderen. Deze aanpassing werd vervolgens ook, via een schriftelijke procedure die werd afgesloten op 25 juni 2015, goedgekeurd door het auditcomité van de lokale besturen.

- Op de vergadering van het auditcomité van 3 september 2015 werd door Audit Vlaanderen een eerste voorstel van risicoanalyse voor de lokale besturen voorgelegd.

Het auditcomité benadrukte het belang van dit voorstel, aangezien een adequate risicoanalyse de basis vormt voor de optimalisering van de prioriteitenstelling bij de uitwerking van de auditplanning.

Daarop formuleerden diverse leden van het auditcomité hun bemerkingen bij dit eerste voorstel van risicoanalyse voor de lokale besturen.

Audit Vlaanderen stelde dat het voorstel, zowel wat de voorgestelde risicofactoren (“indicatoren”) als de resultaten op basis van de eerste berekeningen betreft, in de toekomst nog verder verfijnd en geoptimaliseerd zou worden. Voor de concrete keuze van te auditeren entiteiten zal bovendien niet enkel gekeken worden naar de kwantitatieve indicatoren, maar zullen ook kwalitatieve factoren in rekening worden gebracht; daarbij zal onder meer gekeken worden naar aanwijzingen bij het Agentschap Binnenlands Bestuur. 

Op de vergadering van het auditcomité van 21 januari 2016 werd door Audit Vlaanderen een verder uitgewerkt voorstel betreffende de wijze van aanpak van de risicoinschattingen voor de audit van de lokale besturen voorgelegd.

Voor de organisatie-audits vormt de algemene risicoanalyse de basis voor de selectie van de entiteiten.

De algemene risicoanalyse steunt op 3 risicofactoren:

- de materialiteit; het betreft de relatieve materialiteit (aantal personeelsleden in VTE per inwoner, en uitgaven per inwoner);

- de financiële situatie, met gebruikmaking van gegevens waarover het Agentschap Binnenlands Bestuur beschikt;

- de kwaliteit van de interne organisatiebeheersing.

Momenteel wordt de algemene risicoanalyse enkel toegepast op niveau van de gemeente; in een later stadium zal de algemene risicoanalyse ook toegepast worden op de OCMW’s en de autonome gemeentebedrijven.

Elk van de 3 voormelde risicofactoren staat momenteel maximum op 20 punten.

51 lokale besturen hebben een totaalscore van hoger dan 30 punten, en kunnen beschouwd worden als prioritair te auditeren entiteiten.

Naast de algemene risicoanalyse wordt ook een specifieke risicoanalyse toegepast (kwalitatieve inschatting op basis van informatie van het Agentschap Binnenlands Bestuur, eventuele informatie uit andere bronnen, professionele beoordeling door de auditoren).

Ook binnen de uitvoering van een individuele organisatie-audit wordt risicogebaseerd gewerkt, wat leidt tot een aangepaste aanpak en afbakening van de auditopdracht.

Voor de thema-audits is de keuze van de auditonderwerpen de eerste stap.

Dit gebeurt via een risicobeoordeling door de verschillende belanghebbenden (bevraging, behandeling in stuurgroep), een eigen analyse van de risico’s door Audit Vlaanderen en de voorlegging van een voorstel ter goedkeuring aan het auditcomité.

Een thema-audit wordt in principe uitgevoerd in een 20-tal entiteiten.

Voor de selectie van de entiteiten bij de thema-audits wordt vertrokken van de algemene risicoanalyse.

Deze wordt evenwel aangevuld met een specifieke risicoanalyse die eigen is aan elk onderzocht thema (risicofactoren afhankelijk van het thema, eventuele andere informatie, professionele beoordeling door de auditoren).

Ook binnen het geselecteerde onderwerp voor de thema-audit gebeurt nog een verdere afbakening, op basis van de inschatting van de risico’s.

Het auditcomité stemde in met de door Audit Vlaanderen voorgestelde wijze van aanpak voor de risicoinschattingen voor de audit van de lokale besturen, vanuit volgende overwegingen:

- het voorstel beantwoordt aan de noodzaak om de beperkte middelen met prioriteit in te zetten op de entiteiten en de thema’s die de grootste risico’s inhouden;

- het behoud van de strategische optie om tegen einde 2019 in ieder lokaal bestuur (in de gemeentelijke diensten en/of de OCMW-diensten) een organisatie-audit of een thema-audit uit te voeren.

- Op de vergadering van het auditcomité van 3 september 2015 werd toelichting gegeven over de stand van zaken betreffende de voorbereiding door Audit Vlaanderen van een nieuw raamcontract (bestellingsovereenkomst) voor de uitbesteding van auditopdrachten.

Het nieuwe raamcontract zal de mogelijkheid bieden om zo nodig snel gespecialiseerd personeel te kunnen bestellen voor het uitvoeren van auditopdrachten of de ondersteuning bij de uitvoering van auditopdrachten.

Het nieuwe raamcontract zal gelden voor vier jaar en zowel openstaan voor entiteiten van de Vlaamse overheid als voor de lokale besturen.

Het nieuwe raamcontract bevat volgende percelen:

  • operationele procesaudits;
  • bedrijfsvoerings-/organisatie(beheersings)audits;
  • IT-audits;
  • financiële audits;
  • forensische audits;
  • evaluatie van interne auditdiensten (quality assurance reviews).

Het laatste perceel is een nieuw toegevoegd perceel in vergelijking met het vorige raamcontract.

Via dit perceel zou het voor elk van de interne auditdiensten van de lokale besturen en van de decentrale interne auditdiensten van de Vlaamse administratie mogelijk worden, op vrijwillige basis en na een autonome beslissing, hierop een beroep te doen om een externe evaluatie te laten uitvoeren.  

De voormelde percelen zullen aan verschillende opdrachtnemers kunnen worden gegund.

De eerste twee percelen werden gegund in maart 2016. Voor de andere percelen is de procedure nog lopende.

- Op de vergadering van 19 november 2015 besprak het auditcomité het ontwerp van globaal rapport betreffende de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies. Het auditcomité formuleerde enkele bemerkingen en voorstellen van aanpassing op het ontwerp.

Het document werd vervolgens gefinaliseerd en kreeg als titel: “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies. Globaal rapport.”

Het globale rapport draagt 16 februari 2016 als datum en is gepubliceerd op de website van Audit Vlaanderen.

- Het auditcomité nam op de vergadering van 19 november 2015 kennis van uittreksels uit de beleidsbrief Binnenlands Bestuur en Stedenbeleid 2015-2016, de beleidsbrief Algemeen Regeringsbeleid 2015-2016 en de beleidsbrief Bestuurszaken 2015-2016.

De uittreksels bevatten de tekstgedeelten die het meest relevant zijn voor Audit Vlaanderen en het auditcomité.

- Op de vergadering van 19 november 2015 nam het auditcomité kennis van de voorbereiding van een nieuw decreet “lokaal bestuur”, de indicatieve timing voor de totstandkoming van dit decreet, de verschillende componenten ervan, de trajecten die zullen doorlopen worden onder meer inzake consultatie van belanghebbenden, e.a.

Het Agentschap Binnenlands Bestuur, dat instaat voor de administratieve voorbereiding en ondersteuning, kan daarbij onder meer ook rekening houden met bijvoorbeeld relevante conclusies en aanbevelingen uit de globale rapporten van Audit Vlaanderen betreffende de “Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen” en de “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”.

Het auditcomité is van mening dat het zelf geen actor is die formele bevoegdheid heeft in het tot stand komen van deze regelgeving, maar dat het anderzijds te gelegener tijd wel nuttige input kan geven en/of advies betreffende voorontwerpen van bepalingen voor het decreet.

Aan Audit Vlaanderen werd gevraagd de wenselijk geachte inhoudelijke tekstvoorstellen/adviezen voor te bereiden, gerelateerd aan auditrelevante aspecten, die dan te gelegener tijd via het auditcomité of rechtstreeks door Audit Vlaanderen aan de bevoegde minister en het Agentschap Binnenlands Bestuur kunnen worden bezorgd.

In uitvoering van de voormelde vraag legde Audit Vlaanderen op de vergadering van 21 januari 2016 aan het auditcomité een nota voor, bedoeld om vanuit het auditcomité en Audit Vlaanderen nuttige voorstellen en aandachtspunten te bezorgen betreffende auditrelevante aspecten aan de minister bevoegd voor binnenlands bestuur en het Agentschap Binnenlands Bestuur in het kader van de voorbereiding van een nieuw decreet “lokaal bestuur”.

Het auditcomité hechtte zijn goedkeuring aan de in de nota vervatte vaststellingen, aandachtspunten en voorstellen, en machtigde Audit Vlaanderen om deze aan het Agentschap Binnenlands Bestuur te bezorgen.

Via de optie ‘Download Jaarverslag’ kunt u het volledige jaarverslag downloaden. De optie ‘Stel eigen pdf samen' maakt het mogelijk om uw eigen jaarverslag op maat samen te stellen door zelf te bepalen welke hoofdstukken u wenst te bundelen in een pdf-bestand.

kompas